جلسات «توفان فکری» برگزار کنید؛ با این ۱۱ قانون ساده

سواد زندگی – توفان فکری (Brain Storming) یکی از روش های مهم مدیریتی برای ایجاد مشارکت سازمانی، توسعه خلاقیت نیروها و جمع آوری ایده برای حل مشکلات و بهبود عملکرد سازمان است.

تعریف بسیار ساده توفان فکری این است: گرد هم آمدن افرادی برای تفکر و اظهار نظر بی مرز درباره یک موضوع.
مثلاً ممکن است تولید کننده یک محصول آرایشی، تعدادی از کارمندانش را دور یک میز جمع کند و از آنها بخواهد درباره نحوه معرفی محصول جدیدشان با هدف فروش بالا نظر بدهند.

در جلسه توفان فکری چند قانون را باید رعایت کرد:

۱ – هر کسی آزاد است هر چقدر خواست نظر بدهد. هرچه بیشتر بهتر. در اینجا تعداد نظرات مهم است نه کیفیت و حتی کارایی آنها. اعضای جلسه “باید” هر آنچه به فکرشان خطور می کند را بیان کنند ؛حتی نظرات بی ربط و غیرکارشناسی و خنده دار.

۲ – درباره نظرات دیگران، هیچ گونه نقد و بررسی صورت نگیرد. حتی اگر نظرِ داده شده، صد در صد غیرعملی یا مضحک یا غیرمتعارف باشد. در تفکر خلاق گفته می شود که بسیاری از ایده های خوب، محصول یک حرف ساده و حتی بی ربط هستند. بنابراین از نظرات غیرمعمول استقبال بیشتری کنید. شاید از همین نظرات نامتعارف، وجه تمایزی برای کار و کسب شما پیدا شود.

بنابر این در جلسات توفان فکری، جملاتی مانند این گفته نمی شود: اجرای ایده تو غیر ممکن است، قبلاً این پیشنهاد اجرا شده و موفق نبوده است، به فکر هزینه های گزاف این طرح هستی؟ این پیشنهادت اصلاً ربطی به موضوع نداره، حرفت خیلی مسخره بود و … .

یادمان نرود که جلسه توفان فکری، برای تولید محصولات خام فکری است، همین و فقط همین. بنابر این بگذارید ذهن ها به هر سمتی که خواستند بروند و فکر و منطق و احساسات و تخیل و شوخ طبعی و جدی گویی و … خود را عیان و راحت بروز دهند.

۳ – به اعضا بگویید که علاوه بر ارائه دیدگاه های خودشان، می توانند تفکر ترکیبی هم داشته باشند، یعنی نظرات دیگران را با یکدیگر ترکیب کنند و ایده جدیدی به وجود بیاورند.

۴ – اگر مدیر هستید و احتمال می دهید دیگران تحت تاثیر نظرات شما قرار بگیرند و رفتارهایی مانند “تایید کورکورانه حرف مدیر”  یا “خودسانسوری” داشته باشند، سعی کنید بیشتر شنونده و تشویق کننده باشید.

۵ – یک نفر که تندنویس هم باشد، نظرات را ثبت کند. هر ایده با ذکر نام صاحب ایده روی یک کاغذ مجزا نوشته شود.

۶ – ممکن است افرادی سخن نگویند؛ آنها را به ارائه نظر تشویق کنید.

۷ – در جلسه توفان فکری، تنوع فکری و سازمانی حاضران بسیار ضروری است. بنابراین در مثال محصول آرایشی جدید، باید افرادی از بخش های تولید، برندینگ، توزیع، بازاریابی، تبلیغات، مالی دعوت شوند. در ضمن افرادی از رده های مختلف در جلسه حضور داشته باشند، از مدیر تولید تا کارگر خط و از معاون توزیع تا ویزیتور و نیز زن و مرد و افرادی از سنین مختلف.
این تنوع در ترکیب جلسه، آن را هیجانی تر و کارآمدتر می کند.

۸ – همه افراد قلم و کاغذی داشته باشند تا اگر حین صحبت دیگری، ایده ای به ذهن شان رسید، آن را فوراً یادداشت کنند. برخی ایده های مانند گنجشکی هستند که تنها چند ثانیه بر شاخه ذهن می نیشینند و اگر در همان چند لحظه ثبت نشوند، برای همیشه می پرند.

۹ – هر نفر در هر بار سخن گفتن، تنها یک ایده را مطرح کند. بنابراین کسی که سه ایده دارد، در سه نوبت مختلف باید ایده هایش را یکی یکی مطرح کند.

۱۰ – پایان جلسه زمانی است که مدیر جلسه حس می کند افراد، کاملاً تخلیه شده اند. اینجاست که باید از حضورشان تشکر شود و جلسه خاتمه یابد.

۱۱ – مدیر و در صورت نیاز چند نفر دستیار، ایده های نوشته شده را بر اساس مشابهت ها دسته بندی کنند (یادتان هست گفتیم هر ایده روی کاغذی مجزا باشد؟ برای همین دسته بندی بود). سپس کار بر روی ایده ها آغاز می شد:
– ایده  ها یک به یک بررسی می شوند
– روی هر ایده تفکر و همفکری می شود
– برخی ایده ها حذف می شوند
– برخی ایده ها عیناً به سمت مراحل اجرا می روند
– برخی ایده ها برای بررسی های بعدی نگهداری می شوند
– برخی ایده ها با یکدیگر تلیفق می شوند
– برخی ایده ها اصلاح یا تکمیل می شوند
– برخی ایده ها با معکوس شدن، قابلیت اجرا پیدا می کنند
– برخی ایده ها به عنوان هشدار در نظر گرفته می شوند.

 منبع: سواد زندگی